第二章会展业运行机制和管理模式学习目的 (第1/4页)
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通过本章的学习，掌握会展业的运行机制及会展业的管理模式，了解不同运行主体在会展业运行过程中所起的作用。www.Pinwenba.
主要内容
●会展业的市场运行机制
会展业参与主体；会议业的运行机制；展览业的运行机制
●会展业的管理模式
政府引导；行业自律；企业自主；社会监督
伴随着加入WTO的重要契机，中国的对外开放将发展到一个新阶段，我国将进一步开放金融、保险、旅游、商贸等服务领域，并积极吸引外资以多种形式参与国有企业的改组、改造。会展业在国际交往中占有非常重要的地位，它既是国际经贸、科技及文化交流的桥梁，又是宣传的窗口，在流通领域和对外传播领域充当重要的角色。它对促进进出口贸易，促进技术引进，促进中外合作，吸引外资起到了积极的作用，被誉为国民经济的“推进器”。因此，加强对会展业管理的研究，提高会展业管理水平，对整个国民经济发展将具有极大的推动作用。
第一节会展业的市场运行机制
要了解会展业的市场运行机制，必须从会展业的市场参与主体着手，建立一个认识序次。
一、会展业的参与机构一个地区发展会展业通常涉及多个部门和机构，一个成熟目的地的会展业通常有以下参与机构。
1.政府
用市场运作机制推行会展业不是不要政府，相反，政府在这一政策中要发挥十分重要的作用。市场运作机制的前提是要形成市场。就会展业而言，会展业的上游企业和下游企业以及会展产业群要都能正常地在市场经济中运行，会展的买家和卖家能够具有相应透明度的自由选择。市场运作机制的一个关键条件是市场的规范化，即市场的管理。没有规范化的管理，不可能形成大规模的买卖关系，形成了也不能持久。
模式显然，会展市场的培育和管理都离不开政府。政府培育会展业最直接的手段，莫过于直接组织国内展或出国办展。在我国，每年从中央到地方也有不少的政府展览项目，政府办展的积极性一年比一年高涨，也确实花了不少钱。对此展览界也有不少议论，主要集中在政府是否应积极参与办展，在办展过程中是否需要规范和透明度。对于我国政府办会展的利弊也是仁者见仁，智者见智，不过在欧美等会展经济发达的国家，很少看到由政府部门主办国内会展的。会展业发达国家的成功经验，我们是可以拿来用的，以便节省时间和资金。
会展局在国外大致有三种形式：一是单独设置会议局，与旅游局平行设置，如伦敦会议局、巴黎会议局等；二是与旅游局合署办公，互不隶属，如波士顿会议与旅游局、旧金山会议与旅游局；三是会展隶属于旅游局或其他经贸部门下的二级职能局，如新加坡会展署就是隶属于旅游局。
阅读资料新加坡旅游局新加坡的会展业起步于70年代中期，时间并不算早，但新加坡政府对会展业十分重视，新加坡会议展览局和新加坡贸易发展局专门负责对会展业进行推广。加之新加坡本身具有发达的交通、通讯等基础设施、较高的服务业水准、较高的国际开放度以及较高的英语普及率，新加坡市2000年被总部设在比利时的国际协会联合会评为世界第五大会展城市，并连续17年成为亚洲首选会展举办地城市，每年举办的展览会和会议等大型活动达3200多个。新加坡旅游业要占到GDP的6.1%，2001年会展业的总产出达到15亿新币，占GDP的1.8%。
新加坡的会展业务隶属于新加坡旅游局的展览和会议署。该署成立于1974年，总署26人。新加坡展览与会议署主要职能如下：
提供新加坡会议、展览、奖励旅游项目、商务考察及特殊兴趣旅游项目的有关设施和服务方面综合的、公正的信息；
为会议举办单位提供建议和帮助，保证会展活动等在新加坡成功举办；
协助会议组织者的会前考察；
通过营销推广活动和联合广告宣传来帮助组织者最大限度地吸引与会和展览者；
对赴新加坡进行商务考察或活动提供特别安排；
应要求协助组织者选择合适的会议场地、酒店和其他会议服务单位；
为组委会预备并建议有关社交和旅游活动项目；
为会议提供促销材料和信息。
新加坡的政府不办展，只做协调工作，不需注册，但会主动调查和主动提供帮助。新加坡成功的优势在于：新加坡整体优势；与推销旅游景点息息相关；地理位置适中，交通发达，航空便捷；电讯发达；网络优势；酒店业发达（有100家30000间的四、五星级酒店，价格适中）；安全；各种餐饮；语言（学习两种以上语言）。
2.会展计划者
这是会展的卖方，国际国内政府、非政府组织和公司等机构，是会议源产生单位。
3.专业会议组织者（PCO和CHA）和展览公司
专业会议组织者（PCO）一般是一个小型公司，负责起草申办、策划、组织、协调、安排和接待国际会议和大型活动的专业公司。有一些旅行社/旅行商也作会议业务，尤其是在会议接待中，扮演着重要角色，形成了一种叫做会议操作代理人（CHA）的专业分工。
展览公司是主要以展览为主的专业化操作机构。一个新的展览公司至少可以开展以下工作：
(1)办一个代理招展公司。一般三个人左右，二门电话，带传真，投入5万元就可以。关键是要找到好的代理招展项目。广州、上海有许多展览公司就是这样起家的，每年完成200个展位的招展工作，收入20万元。从某一个熟悉的行业做起，再扩展到其他行业。
(2)开展网络招展代理工作。利用互联网络单独在家里开展网络发布与招展工作。
(3)出售部分展位（组团）。在有一定经验后，也积累了一些客户，就可以组团，获利多的就要承担部分风险，向主办单位用较低的价格定下一块自己组团的展区。
(4)联合办展。组团成功之后，就可与其他公司合股办展，利用老公司的品牌。许多展览都是多家公司主办，随着展览的规模发展，场地的改善，办成几千个展位。这时往往是一个公司力量不够，联合办展已成为一种趋势。联合的好处在于降低风险，达到规模效益，在既定的时间内完成目标。联合办展也要防止矛盾的发生，事先合理的约定非常重要，这是一个较为复杂的问题。
(5)独立办展，不断创新。展览组织工作的知识来源综合性很强，是集公关学、新闻学、传播学、营销学、社会学等学科为一体的杂学合成。而展览的发展要求专业性越来越强。展览品种的选择要达到创立并可持续发展，必须有一套运作方法，满足顾客的专业展示需要，并在同业中做到最佳的服务。因此，与展览相关的研讨会、活动都要策划设计得当，才能充分调动顾客投资参与的积极性，做到良好商业运作，因此各种知识的储备是必需的。而参展的品种往往都是新产品、新技术，对新技术发展趋势的了解要必须时时关注。
展览公司办一次展览的经济预算大致如下： （1）展览组织工作是一个增值服务过程， 必须有20%以上的宣传策划费用和邀请观众的费用才能使参展商满意；（2）场地费用控制在30%—40%之间；（3）税收6%；（4）办公费用10%；（5）员工费用20%；（6）毛利率5%—10%。
要注意： （1）降价销售展位只能减少宣传和服务，因此，展位销售一般不降价打折，只有展位很多、展区很差时才有合理折扣；（2）协办组织费为20%—30%，是外地附加的展位，不在基本预算规模内考虑。
根据以上分析，当营业收入在200万元以上时，才能做到较好的服务，如果要为其他展览协办招展，这个展览要有400个标准展位规模。例如：上海展位定价都在7000—10000元，300个展位规模也有200万元营业额。必须评估好所加盟的展览是否能为顾客很好地服务，只有这样，才能保证可持续性地维护顾客，不断有收益。
