第七章会展信息管理学习目的 (第1/6页)
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通过本章的学习，了解会展业背后的技术支持系统，掌握顾客关系管理在会展中的重要性，以及网上会展的优缺点和主要策略。www.Pinwenba.
主要内容
●信息技术对会展业的影响与对策
●顾客关系管理
客户档案管理；顾客关系管理的内涵；顾客管理关系在会展中的应用
●网上会展
网上会展的优点与不足；会展网站的建设和推广
随着新经济时代的到来，网络技术的应用，企业竞争越来越激烈，为了降低成本，企业趋于采用商品展示会来代替广告等各种媒体形式宣传自己的产品，所以这就引起了会展公司的蓬勃发展。会展公司面临激增的参展商数量，就必须在最短的时间内获取有效信息，这就迫使它必须建立自己的信息系统，有效地管理自己的客户和组织公司的运作。
本章首先从信息技术对会展业影响这一宏观层面进行分析，然后从两个具体抓手介绍信息技术在会展业中的应用，一是信息技术在客户管理中的应用，即顾客关系管理；二是信息技术给会展形式上带来的变化，即网络会展。
第一节信息技术与会展业
随着现代信息技术及其他相关技术的迅速发展，一个越来越庞大的互联网应用群体正快速形成，电子商务已成为必然潮流。信息技术的发展对传统会展业的影响及传统会展业将如何应对，是本节主要介绍的内容。
会展管理
一、信息化对会展业的影响新世纪的经济是一种以高科技产业为支撑，以知识经济、信息网络经济为主要内容的经济形式，其核心内容是网络经济。网络技术的发展使企业进行市场营销和对外交流、联系的方式、途径均发生了巨大变化，给世界会展业带来了新的机遇和挑战。信息化对会展业的影响如何，是我们研究会展业不容回避的问题。具体来讲，信息化对会展业的影响表现在以下几个方面：
1.提高会展活动的工作效率
信息技术具有方便、高效的特性。在组织、参加展览的各个环节上，信息收集、传递、处理的电子化和自动化都使展览业务处理效率空前提高。一些展出项目的上网发布，使得组展者与参展商的联系更为直接，从而避免一些中间环节及由此产生的错误和时间耗费。
2.降低会展活动的业务费用
一方面，组展者（或组会者）、参展商（或与会人员）、观众之间的联络手段从传统的高收费的电话、传真、信件中解放出来，使得业务费用降低；另一方面，电子商务使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失。
3.有利于会展管理水平的提高
电子商务、网络中信息资源的可存储、可再用特性是会展事务处理程式化和业务流程标准化的技术基础。电子商务、网络等信息技术使信息反馈、收集、处理、统计等自动化程度提高，促使会展事务处理走向程式化，展会的组织、参加过程逐渐标准化。每个组展（组会）、参展（参会）主体都在借助电子商务、网络的手段积累信息，总结形成一些程式化的业务处理流程，对流程中的各个环节提出一些服务标准，并在业务实践中不断增补流程环节、修订业务内容的标准，从而促使会展的组织管理走向最优化。
4.便于会展服务规范化、科学化发展
信息资料的有效积累及电子技术本身的标准化最终将促成运作流程的标准化，因而信息技术将促使展览活动操作走向规范化，这是信息技术发展的客观要求。运用现代信息技术，会展业的协调管理机构掌握大量信息和数据，可以在多个组展（组会）单位及其项目中甄别优劣的基础上开展工作，这对促进会展业服务的规范化、科学化发展极为有利。
5.促进会展业的国际化、全球化发展
以互联网络为代表的电子商务信息技术使得展会信息从定向发布走向非定向发布，展会项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行。在世界各地的各个角落，只要具备上网条件，都可以很方便地获得较为充分的展会信息，对展会的宣传摆脱了空间上的束缚。而且，网络虚拟展会实实在在地扩大了参展商和观众的范围。有了网络，国际范围内的会展业竞争将成为活生生的现实。
6.有利于传统会展业的完善和发展
信息技术对传统会展业的完善和发展做了技术上的保障，起了极大的促进作用。电子邮件、企业网页、电子支付手段和服务、网络身份的安全认证技术、信息和数据的网上传播和自动化处理、网上商品交易系统、电子布展技术等都已随着电子商务设备特别是网络的扩展、延伸而参与到会展业中，电子商务在展会活动的各个环节中得以实现。展会项目宣传、展出项目的选择及参展商、与会人员与组展者之间的多种契约和业务往来，发运人与承运人之间的联系和约定，参展商与海关之间的联络等业务活动中，互联网络承担了大量的数据和信息的传播功能。
但是，网上展会也有一些与生俱来的缺陷：展出范围受到限制、展出信息不完整、观众不确定、信息统计有偏差、缺少丰富的展会参观经历。并且，人们参加和参观网上展览会时，没有面对面的情感交流，面对的总是冷冰冰的计算机屏幕，与观众或参展商交流时要获得反应需要等待一段时间，感觉上总是不如面对面感受对方来得直接。
上述缺陷很难用技术手段加以弥补，这注定了它不可能替代传统展览会在展览业中唱主角。正如网上销售兴起之后，传统以商场、批发市场为媒体的实物销售仍然存在一样，网上虚拟展览会也不能代替现实实物展览会。展览业高度发达的德国和网络技术高度发达的美国目前的发展情况都充分说明了这一点。
二、会展业信息化的对策网络技术不断完善，网上推销日渐推广，电子商务日益普及，相比之下，展会的方式落后，作用弱化，成本高昂。那么，传统会展企业能否应对信息化带来的挑战和把握其中的机遇，能否有效地把网络技术与传统会展结合起来，是传统会展业繁荣发展的关键。
1.正确认识信息化与会展业的关系
展会实际上就是一个平台，一个满足需求方和供给方各自目的的场所。展会组织者是买方和卖方的中间人，通过为其提供交流场所的方式把他们组织到一起，发挥中介组织的作用。信息化一方面完善了中介组织的服务手段，另一方面也是中介组织的电子化。展会组织者通过运用信息技术对信息和数据的传递、交换和处理等，使整个运作、管理过程变得高效、快捷、方便，从而实现利润最大化。网上展会则是对传统展会的虚拟，发展迅速，虽然出现时间不长，但整个运作表现出低成本、高效率、展出时间长、展出空间无限广阔、经营规模不受场地限制、观众的广泛性、及时反馈、自动统计和评估等优势。
然而，正如前面所述，它不是传统展会的替代者，而是一个有利的补充。因为人与人之间面对面的交流是不可缺少的。
另外，展会上网明显地提高了该行业的透明度，对展览公司来说，这的确是一场新的挑战，它将有力地促进竞争，推动展览事业的发展。拒绝是最愚蠢的行为，只有广泛接触、充分利用，才能驾驭信息技术，使信息化成为会展业的福音。
正确地认识信息化与会展业的关系，在于不要把两者对立起来看待，在看到信息化的发展对会展业有挑战的同时，更要看到给传统会展业带来的机遇，看到两者完美结合的强大生命力。
2.建立会展企业门户网站
展览会的“实物性”和“直接性”是网络技术所不能替代的，但电子邮件、企业网页、网上申请等电子商务手段已经在展会组织中广泛应用，提高了工作效率，降低了成本。在互联网企业搭建的信息或交易平台上发布企业的基本信息，有技术条件的展览企业开始建立自己的网站，提供一些静态信息，宣传企业形象、展会题目、内容、服务功能等等，并积极地将自己的网站链接到其他门户站点，以提高访问量。
3.利用网络软件举办网上展会
展会组织者无须建立自己的网站，运用网络软件就可以完成展会的一系列程序，如报名、住宿安排、旅游、选址、预算成本、确定发言人、展会营销等，这样可以做到省时、省力、省钱。
4.网上展会与现实展会相结合
现实展会的吸引力表现在三个方面：一是提供学习、交流的机会，参展（与会）人员能建立一个专业网络。如新加坡的食品和酒店展览每年都能吸引25000名观众，其中40%来自海外，而这些观众就是来会见其他人的，也就是说他们是为了交流沟通而来。二是使参展（与会者）人员感受到“经历”的激励。丰富的、非凡的经历是一个展会成功的重要标志，一个难忘的展会往往来自参与者参与以外的感受。三是目的地城市的吸引力。很多人到新加坡参加会展，都是因为他们认为新加坡是值得一去的地方。
网上虚拟展会是附属于现实展会的，是现实展会的另外一种表现形式。在现实展会开幕的同时，进行网上及时传输，而且保留期可根据需要而设，这样不仅满足了不能或不愿亲临现场者的需要，也增加了大量的潜在交易机会。
