第十一章会议总结和评估学习目的 (第2/3页)
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设立指导委员会的目的是为了给会议承办者在会议进行过程中提供一个反馈机制，并在需要对会议策划进行改动的时候，使承办者能有一些与与会者一同商议的机会。指导委员会只对多日会议有用，因为在这些会议上，有可能需要对会议策划做出一些改动和调整。其成员在会议开始前就确定，而且是由一些在主办组织中占有突出地位的与会者组成的
指导委员会的成员是否对自己的职责有所准备？他们在会议过程中做出了哪些决定？他们是否得到了来自与会者的推荐？他们与承办者合作得如何？
4.市场宣传
市场宣传的评估可以知道哪些市场策略是有效的，哪些是无效的，以及直接邮寄材料或在印刷媒体中做广告的有效性，并从与会者和服务提供商那里得到一些关于以后会议宣传的有益建议。
5.公共关系
通过会议期间的采访次数和新闻数量来判断公关工作的效果有一定的道理，但是还应该对所有的公关工作进行全面的评估，并提出一些改进的意见。评估中可以涉及的问题包括：媒体人员是否参加了会议？媒体对会议的接受情况如何？公关活动中是否有发言人和与会者参加？
6.会议预算
对会议预算的评估是一个重要的项目。预算与实际开销之间的差距值得人们仔细地研究、分析和解释。评估中要考虑差距如何产生，以及预算是否考虑到了所有项目的开销等问题。
7.发言人
在每场会议结束后，与会者可以对发言人的发言进行评估。如表11.2是一份设计简短、具体而且容易填写的评估问卷。
表11.2会议评估问卷示例
会议编号发言人
1.发言人的讲话：（请选一处划勾）
精彩很好一般很差
2.会议的目的是否明确？是否
3.会议是否达到了目的？是否
4.你是否推荐再次安排类似会议？是否
5.评论8.会议交通
在对会议交通进行评估时要涉及两个问题。第一是往返会议的交通。第二是在会议过程中可能的短途交通。如果会议提供了任何形式的交通服务，那么就可以在评估中提一些相关的问题。比如交通服务安排得如何？交通服务是否与会议公布的日程紧密相关？运送服务的质量如何？哪些需要的交通服务没有被提供等等。
展览有的时候是会议的一个重要部分，对其进行评估也是十分必要的。与会者可以就展览与会议以及他们需求的相关性做出评价。参展商也应该有机会向会议承办者提出反馈意见，因为以后的会议可能还要与他们联系。对展览的评价可以考虑的问题有：展览的地点在哪里，是否方便与会者到达？与会者是否对展览予以关注？展览与会议的整体策划有什么联系？
三、会议评估的主体所谓会议评估主体，就是要说明清楚评估工作“有谁来做？”常见的做法有以下两种：
1.会议主办者评估
经常主办会议的组织通常在自身内部有专门的部门来负责会议评估工作，例如主办者可能会把评估工作交给自己的人力资源部门负责；或者在举办会议期间，组织专门的评估小组，负责会议的评估工作。
2.外包给专业公司评估
这样做的成本比较高，专业公司可能需要从策划阶段开始参与会议的整个过程，同时要在会议过程中做一些现场的工作。
无论是自评还是外包，都有以下类型的会议评估参与者：策划委员会，指导委员会，与会者，发言人，承办者，秘书处，会议地点工作人员，服务供应商，参展商（如果会议中包括展览的情况下）。
对于上面所列的评估项目，并不是每个参与者都必须对所有的评估项目发表意见。例如策划委员会不必对指导委员会发表意见，因为后者开始行使职能的时候，前者的工作已经结束了。与会者通常不对承办者做出评估，除非他们在会议过程中经常接触到他。会议地点的工作人员通常不需要对主体相关性做出评估等等。
四、会议评估的方法会议评估的方法则是解决“怎么评？”的问题，方法很多，这里主要介绍两种：
1.问卷评估
最常见的评估方法是使用问卷的方式，在设计问卷的时候要注意以下问题：
(1)对于不同的参与者必须设计不同的问卷内容，对于不同的评价项目应设计不同的问卷形式和内容。
(2)在封闭型问卷中，回答者通常只能选择“是”或“否”，最好不要使用如“不知道”、“不清楚”等这类选项。封闭型的问卷还可以使用不同程度的选项，如从“精彩”到“极差”，为回答者提供彼此没有重叠的选项，通常设置偶数个选项（一般4个或6个），以防回答者选择最中间的选项。
(3)开放型的问卷要求回答者写出答案，这可能需要时间，有些回答者可能不愿意投入太多的时间，或者表达上有困难，这时可以结合两种问卷一起使用。
(4)不同的会议要突出不同的评估重点，通常要根据会议的类型、内容、规模等方面来考虑评估的重点。
2.采访评估
评估的另一种方式是使用采访的手段，既可以是在决定时间提出正式的问题，也可以采用开放型的采访，使用比较宽泛的问题。这种采访需要经验丰富的采访者，而且需要大量的时间，不过可以得到一些与问卷不同的数据。有些与会者喜欢采访的方式，这样可以充分表达自己的观点。但没有必要采访所有的与会者，而且使用一些技巧就可以得到足够的样本。
