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五、突发事件管理一个展会举办的地方通常是人、财、物高度集中的地方，因此展会的主办人员必须时时做好应对突发事件的准备，以避免人员伤亡和财产损失，避免对展会产生不良影响。
展会举办过程中可能发生的突发事件主要有火灾、人员伤害等可预见的突发事件，以及地震等灾害性天气、恐怖袭击事件等不可预见的突发事件。虽然应对不同突发事件的做法各不相同，但基本的原则是一样的，应当防患于未然，在事故发生之前就做好防范措施。主办单位可以成立紧急应急行动小组，根据所使用展馆的特点，制定应对紧急突发事件预案，其中包括人员疏散撤离方案等。
第二节展览评估
展览评估是对展览环境、工作效果等方面进行系统、深入地考核和评估，是展会整体运作管理中的一个重要环节。进行展后评估可以总结经验，发现问题，是提高办展水平的重要途径之一。
一、国内外展览评估现状受历史传统、地域和文化因素的影响，世界各国的展览会呈现明显的地域特点，具有各自不同的办展风格。从总体上看，欧美地区展览会的质量、贸易效果和办展水平都高于其他地区，基本代表了当今世界展览业发展的最高水准。我国企业出境参展最多、最集中的也是欧美展览会。了解一下欧美展览会评估情况对我国展览管理工作，在与世界接轨中逐步摸索和形成有中国特色的办展风格是非常有意义的。
1.国外的现状
在国外，会展行业协会或者展览管理部门对展览会的展出规律、参展商数量、观众数量、参展商和观众的行业、国别分布情况等展览会数据的统计，制定统一的规则和标准，并组织专业审计机构对各展览会的组织者填报的展览会数据进行审核，然后向社会公布。这个展览会数据审核是市场经济条件下增强展览业的透明度、建立展览业的信用体系、促进展览会规范有序发展的重要手段。从世界范围看，最有效地对展览会进行评估和资质认可的组织是，对展览会进行评估和资质认可是建立在品牌展览会基础上的。规定的注册标准为：展览会必须是由同一个主办单位连续经营三届以上，如果是国际展览会，展出面积应在2万平方米以上，国际化达20%，海外观众达4%，除此之外还要有一定比例的预算经费用于海外推广。有一套成熟的展览评估体系，对展览会的参展商、专业观众、规模、水平、成交等进行严格评估，达到标准的，或被接纳为成员，或准予刊登在年度展览会目录上，并向全世界推广。由于的权威性，被认可的展览会在吸引参展商、专业观众等方面具有很大优势，做大做强便不成问题。
在发达国家和地区，一般都有展览行业协会协调企业行为，如德国就有组织。德国展览业是由德国展览委员会负责审批、调整、监督、管理等工作。是一个有绝对权威的行业组织协会。每年举办的展览均由进行协调，避免了多头办展、重复办展、分散混乱的局面。
世界展览王国的德国，注重展览的评估工作，其展会数据由德国会展统计数据自愿控制组织（）是展览自愿控制组织的德文缩写，是进行展览审计工作的重要机构，它成立于1965年，最初是由6家展览组展公司发起的。目前直属会员由在德国的75家会员及中国香港贸发局、意大利erona展览公司等组成，并已与欧洲20个国家共同发布欧洲展览及博览会（共1060个展览）的统计数字，这些统计几乎是用同样的标准来进行的。2002年德国展览通过审计的共有302个。进行审核。该组织隶属于德国展览博览会协会()，每年审核的会展数据由25年前的40个到如今的300个，德国每年举行的90%的国际博览会，80%的地区展览会都由审核。对于如何收集展览面积、展商数量、观众数量、观众结构等数据，都有自己的一套规范制度。其评估有一定的行业标准，无论举办方和参展方，都比较倾向于从展览前、中、后三期综合考虑，注重参展企业的选择、产品的选择、布展、参展人员素质、展台接待、展后跟踪等多方面全方位的综合评估，而不单纯专注于“订单”和“人数”。会展评估机构如国际知名的会展资讯系统“展览联盟”，就可为客户提供会展评估、调查和参展咨询等专业服务。它对每个会展的参观人次及效果，都作公正公开的公布，一方面成为参展商的“金睛火眼”，另一方面有助于真正有实力的展会迅速树立起自己的品牌。德国人的严谨精神世界闻名，在展会的审计工作上也可见一斑。审计的内容主要有三大项。场地面积：国内外厂商参展有效面积及比例。参展商的总数：国内及国外的具体数目。观众人数：国内外参展人数及其比例。
场地面积（包括室外场地）。首先是净展览面积，主要是指国内外厂商所租用的展台面积，另外还包括与展览主题有关的图片、表演区（也被称为特殊区）。毛面积则还应包括公共通道及服务区。
观众人数。一般由观众电子入场系统来统计。如用此类系统,可统计每天售出的参观券数量以及多次出入票的最低参观次数。另外，也可以由观众登记系统来进行统计，统计出来的数字还有观众分析报告。通过这些报告，不仅能很容易地评判展览的质量，而且从中还能得到很多宝贵资料。
参展商的数字。其中带有产品或服务的公司及组织，由其职员租用场地参展的被称为参展商。（代理商参展，其代理的公司不列为参展商。）
通常，这些数字会委托一家独立的审计事务进行审计，审计是根据的规则和规定来进行的，因此，其审计结果是公正可靠的。
英国展览业联合会往往要会员对其展览会进行第三者审计，即聘请一家独立的审计公司对展览会的整体效果进行评估。英国展览组织者协会（）每年举办展览最佳服务评选活动，“杰出服务奖”某种程度上已成为英国会展行业的质量认证标准。
法国则采取对展览跟踪调查的方法，一般调查要进行两次，一次在展出期间，就展览组织本身征求参展商的意见。另一次在展览结束后，就参展是否有成果向企业了解，由此来获得对展览会客观而公正的评估。
各国评估方法虽各不相同，但目标都是共同的，即创造品牌展览会的声誉，更好地维护参展商、观众和主办者的利益。
因此，我们应该学习国外的成功经验，建立有效的评估体制，促进品牌展会的发展，除了有特色的定位以外，为了更有效地培育本土展会，我们还要在行业内部形成优胜劣汰的竞争机制，对现有展会进行分类和整合，逐步推动其朝品牌展会发展。
2.国内的现状
在展览业发达国家和地区，一般一个城市里相同题材的展览会十分罕见，但国内却是哪类展览会热门，大家一哄而上。如此办展让人无所适从，也会使参展商和专业观众因此分流。除有影响力的少数展览会，多数展览会只能小打小闹。在缺少品牌支撑和专业评估的情况下，层出不穷的展会令参展商难以辨别，做大做强，已成为发展展览业面临的紧迫课题。重复办展、题目撞车，现已成为影响展览会做大做强的“拦路虎”，建立展览评估体系势在必行。
国内尚没有统一的会展管理部门和行业自律组织。根据现行的展览管理办法，国务院各部委及其所属的工贸公司、外贸公司、协会、商会、中国贸促会以及其行业分会和地方分会、地方政府或省市级外贸主管部门、展览场馆、境外展览机构等都能举办展览会。这种多层次、多渠道办展的局面造成会展过多过滥，有些地方甚至出现了会展“泡沫”现象,使得会展管理混乱。
我国会展业目前依然维持计划经济形成的展会审批制、展览公司资格认定制，尚未与市场接轨形成优胜劣汰的竞争机制，以至有的展会虽然质量很差，组织和服务严重欠缺，但由于有政府作后盾而得以存在。因此建立一整套和国际接轨的展览评估体系，对规范展览市场秩序，引导参展商和客商有选择地参加展会，提高展会效果，具有重要意义。
二、展览评估的意义和目的评估，简言之就是评价和估量，展览评估是对展会活动价值的评价。广义的展览评估是对展会活动作用于社会、经济、环境产生的结果进行测量和评价，包括社会效益、经济效益、服务过程等方面。对展会活动进行系统、深入地考核和评价，是展会活动管理中的一个重要环节，是会展产业链中不可缺少的组成部分。
1.展览评估的意义
参加展会，本身就是一项投入比较大的活动，企业往往需要投入相当多的人力、财力和精力。无论是对举办商或者活动参与者而言，每次展会都会有很多宝贵的经验和教训值得借鉴和总结。在展会期间进行系统地调查、统计、评估、总结的意义在于，一方面将有利于展会举办商改善项目的市场开发和运营管理，及时调整方向和运作方式，扬长避短，不断完善产品和提高服务能力；另一方面帮助参展商通过参展成本、效果、成交金额、观众和买家反映等多个层面进行综合、详细的评估，帮助参会者对会议期间的信息获取方式和信息传播方式进行分析，可以对会展进行性价比，从中选择成本低而效果好的优质会展项目，而且还能把参展和参会与其他营销方式如广告、人员推广等在成本效益上做出比较，为选择市场拓展的最佳展会项目提供依据。此外，会展评估工作也是会展行业管理机构的一项主要任务，是对会展市场活动加强监督指导和协调管理、扶优汰劣的有效办法。
2.展会评估的目的
专业会展公司经营会展项目，就是向参展商、观众以及参会者“出租”一种营销“能力”，或者说，会展公司是一种“能力要素型”的企业，是围绕独立的会展项目业务这种特殊的“能力要素”所组织的企业。会展企业的“能力要素”必须通过参展企业、观众以及与会者的参与在服务过程中被整合才能真正产生价值。当然也不排除会展公司以会展为依托，整合参展商的“能力要素”，形成能够满足特定顾客群体的其他服务业务。
专业会展企业要整合这种营销“能力要素”，形成会展产业中的价值链，必须对该“能力要素”与自身其他“能力要素”的匹配程度、性价比、质量等进行考察，展会评估的基本目的就是为这种“考察”提供依据，也就是为参展商在不同的会展之间、会展与其他营销“能力要素”之间的“选择”提供依据，其派生意义还有“为专业观众选择参观会展”以及会展公司完善会展这种“能力要素”、打造会展品牌提供依据。
具体而言包括：
（1）为会展主办单位进行会展项目的可行性分析并提供数据依据。
（2）对会展项目的整体运作及其相关成果做出客观真实的评价，展示会展项目的优势，为项目招商提供基础数据的支撑。
（3）对会展项目历年的相关会展数据进行纵向比较，分析其存在的问题、市场发展趋势及未来的发展对策。
（4）结合国内大型类似的相关会展活动进行横向对比，分析并借鉴其优势项目。
（5）为将来会展项目的品牌建设提供支持。
同时，这些数据可以为场馆的出租提供背景资料，为主办商进行项目可行性分析提供数据依据，为参展商参展提供数据依据，为贸促会和会展协会提供协会管理的基础数据。
展览评估的理论框架具有跨学科特征，所涉及的学科领域主要有：决策学、管理学、政策学、行为学、经济学、工程学、社会学、心理学、逻辑学等。设计和实施展会评估活动需要跨学科的方法，需要不同专业领域理论的综合应用。
