第九章会前管理学习目的 (第1/6页)

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通过本章的学习，掌握会议前期管理的主要操作流程，掌握会议策划、会议选址、会议预算等主要内容。www.Pinwenba&#46

主要内容

●会议策划

会议策划委员会；会议选址；会议市场调查；策划方案

●会议预算制定

会议预算步骤；会议预算内容

会议就是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动，有规模和时间长短之分。会议的规模可以从十人到万人不等，时间也可长可短，类型也是各种各样，性质也可以是有所差别，但是会议流程确有相通之处。一般的会议流程分成三个阶段：会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备即对会议的事前计划，它可被看成是一种为了达到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。为了确保会议成功，会前准备应包括许多不同的参与者，如客户公司、会议管理者和各类供应商，但是会议管理者的会前计划是非常重要的。会前计划有利于指明工作的方向，明确每一个步骤及其结果；有利于确立优先权，可以帮助确定会议中各类活动的时间表；有利于成为一个标准，在活动实施过程中作为比较并进行适当调整的依据。

会前管理一般要解决这样几个问题：总体策划、会议选址、有效营销方案和项目预算，当然每一个都要明确：会议中有哪些需求需要满足？由谁做？何时做？

第一节会议策划

策划是指将成功会议的所有要素组合在一起的过程。当与会者参加一个策划周密的会议之后带着满意离开了，却往往留下印象，认为策划和举行一个会议十分容易；而主办者也因为会议的成功而感到高兴，并奇怪为什么如此简单的工作却耗费了这么多的时间、精力和资源；当听众坐在台下听演讲的时候，他们只看到眼前发生的事情，却没有意识到演讲顺利进行的那些幕后创意、策划和努力。要做好策划工作首先要有一个机构，这个机构就是策划委员会。

会展管理

一、策划委员会大多数会议都需要一个策划委员会，策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由组办组织内部成员构成。对于小型会议，承办者可以与一个策划委员会一起合作。策划委员会工作包括以下一些内容资料来源：The Comprehensive Guide to Successful Conferences and rd Nadler and Zeace Nadler. San Francisco:Jossay�Bass. Copyright � 1987. Permission to reproduce hereby granted.：

1.制定目标

策划委员会要有一个具体的目标并且要书面落实，要明确策划委员会与承办者之间的关系，明确策划委员会应向谁负责，明确策划委员会何时结束使命。

2.确定人选

即确定策划委员会的成员来源，是内部选取还是外部指派？是否志愿？

3.运作程序

策划委员会要有预算，对会场要进行实地考察，成员要定期聚会。另外，策划委员会还要负责设计评估。上述工作的过程都要记录下来以备将来会议参考。

二、会议市场调查市场调查，是运用科学方法，有目的地系统收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供科学依据。这一定义包含了以下几层意思：其一，市场调查是一种有目的、有意识的认识市场的活动。任何一项市场调查，都不是盲目进行的，而是围绕企业经营活动中存在的问题而展开，有明确的目的性。其二，市场调查的具体对象是市场体系，即市场主体（家庭个人、政府、企业）、市场客体（消费品和生产要素），市场媒体（货币、价格、信息）等。需要指出的是，市场调查的重点对象是消费者市场。其三，市场调查需要借助一套科学方法，其中包括观察调查法、询问调查法、问卷设计、实验设计，也包括抽样调查的技术等。其四，市场调查是为企业的市场预测和经营决策服务的。市场调查是一种认识市场的手段，它本身不是目的，它最终是为企业的经营决策服务的。其五，市场调查的任务是收集、记录市场信息，市场调查与市场信息有着极为密切的关系。市场信息直接构成市场调查的内容，市场调查是围绕着获取某一方面的市场信息而展开的。

会议市场的可行性分析包括市场环境分析和目标市场需求分析。会议市场调查要围绕这两者进行。

1.市场环境分析

经营活动都是生存在一定的市场环境中，市场环境分析是会议项目可行性分析的第一步，它是根据会议项目策划提出的会议举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办会议的各种市场条件是否具备，是否有举办该会议所需要的各种政策和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测，使项目可行性分析所得出的结论更加科学。

(1)宏观市场环境

宏观市场环境是指对会议举办产生影响的各种因素，这些因素可能会给会议组织机构举办会议带来市场机会，也可能会给其造成市场威胁。会议组织机构在策划一个会议的时候，必须对它密切关注，并及时作出适当的反应，以便有效地识别和抓住市场机遇，避开和减少市场威胁。

宏观市场环境所包含的因素都是会议组织机构本身以外的市场因素，并且基本上都是企业自身不可控制的因素，他们包括：经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。

经济环境：是指那些对举办会议和参加会议产生影响的各种经济因素，如社会经济发展水平、市场规模的大小、产业结构状况，会议所在地的住宿、餐饮、旅游、交通等配套设施的完整程度等，这些因素从侧面影响着举办会议和参加会议的意愿。

技术环境：科学技术的发展会给行业的经营活动和经营方式产生重大影响，一方面，它可以为行业提供有利的发展机会；另一方面，它也可以给生存和发展带来一些威胁。另外，在塑造会议服务的外部环境方面，科学技术的发展也发挥巨大作用。如互联网的出现就极大改变了会议的举办思路和竞争模式。

政治法律环境：由那些具有强制性和对举办会议产生影响的法律，政府部门和其他压力集团所构成。由于举办一个国际会议涉及的行业和社会面都非常广，因此会受到非常严厉的法律约束。此外与会议题材所在产业有关的法律对举办会议也会产生较大的影响。

社会文化环境：社会文化环境有三大类，一是物质文化，二是关系文化，三是观念文化，他们分别代表人们对物质生活、社会关系和意识形态等方面的要求、认识和看法。社会文化环境对举办会议和人们参加会议会产生较大影响，例如，人们的饮食习惯，国与国之间的关系好坏，世界各国的各种节假日和喜庆日的安排，对会议举办的影响就非常大。

我们在认真地市场调查和充分地掌握以上各种信息的基础上，要切实结合会议的实际情况，对举办会议所面临的宏观市场环境的各个方面作出准确的分析，寻找市场机会，发现威胁，为会议项目可行性的最终决策服务。

(2)微观市场环境

微观市场环境是指对会议组织机构举办会议构成直接影响的各种因素。这些因素包括会议组织机构的内部环境、客户目标、服务商和社会公众等。和宏观环境一样，微观环境所包括的各因素也可能会给举办组织带来市场机会或构成威胁。

组织机构内部环境：就是举办机构内部所具备的各种条件，包括资金、人力、物力（办公室设备和通信工具）以及所掌握的信息资源和能联系的社会资源等。通过对举办机构内部环境的客观分析，准确找出它们在本行业以及它们本身所具有的优势和劣势，并对这些优势和劣势进行客观的评估，分析组织机构是否有举办该会议的能力。

目标客户：就是会议的潜在举办方和参与者。从类别上看，会议的目标客户包括消费者市场客户、生产者市场客户、中间商市场客户、政府部门和国际市场客户五大类，会议的最终目的是要满足目标客户的需求。因此，在分析会议的目标客户时，不仅要分析他们的数量和质量，还要注意分析和把握他们的需求及变化趋势，并以此作为会议努力的起点和服务的核心。

服务商：是受办会机构的委托，为会议提供各种服务的机构，包括会议指定的视听设备、提供旅游服务的旅行社、提供住宿服务的宾馆酒店以及提供会议资料印刷和与会者登记的专门服务等，这些服务商是办好一个会议必不可少的组成部分。在举办会议时，会议举办方很多时候都将这些服务商提供服务看成会议本身的一个有机组成部分。因此这些服务商提供服务的好坏直接影响到会议本身。在策划举办会议时，对这些会议服务商要仔细甄选，在进行可行性分析的时候，还要对它们的资质，信誉和实际服务能力等进行深入地了解，以保证会议的服务质量不因它们的服务不周而受损。

社会公众：是指对会议实现目标具有实际或潜在影响的群体。一个会议所要面临的公众有六种：一种是媒体公众，即专业和大众报刊、杂志、报纸、电视等，他们具有广泛的影响力，对会议的声誉有举足轻重的影响。二是政府公众，即负责管理会议和商业活动的有关政府部门。三是当地民众，即会议举办地的居民、官员和其他社团组织等。四是市民行动公众，即各种知识产权保护组织，环保组织等；五是办会机构内部公众，即会议机构的全体员工。六是金融公众，即关心并可能影响办会机构获取资金能力的机构和组织，如银行和投资公司等。这六类公众都具有增强一个会议实现其目标的能力，也有阻碍其实现的能力，有时候他们的态度还能直接影响一个会议市场的前途。

2.目标市场需求分析

在会议策划过程中，会议组织者必须明确主办者和与会者各自的需求，其中与会者需求的分析也是进行市场宣传的必要工作。需求分析通常包括向预期与会者和该主办者从前举办会议的与会者发送问卷调查，该问卷调查也可以作为进行市场宣传的一个工具。它可以向接受调查者传达最初的信息，如会议的时间、地点以及一些早期的计划。同时，问卷也使接受调查者参与到会议的策划中来，与他们中的一些人达成某种“心灵契约”。

需求分析根据各自不同的目的而不同。如果以协助会议策划为目的，问卷的大部分问题就会与会议策划有关，如果分析的主要目的是为了进行市场宣传，问卷的问题就应该能够引起人们来参加会议的兴趣。一般的问卷会在两者之间找到一种平衡。